{"name":"Uisum Beratungsregeln für kleine Betriebe","url":"https://uisum.tech/leistungen/consulting/regeln","hinweis":"Allgemeine Einschätzungen aus der Beratungspraxis, keine Rechtsberatung. Rechtliche Angaben mit Stand im Text.","regeln":[{"id":"R01","bereich":"Zugänge","wenn":"Kein Passwort-Manager, mindestens zwei Personen","befund":"Zugänge werden geteilt oder irgendwo notiert.","empfehlung":"Passwort-Manager, jede Person bekommt ein eigenes Konto, und bei Mail und Bank wird die Anmeldung mit zweitem Faktor eingeschaltet.","prioritaet":1},{"id":"R02","bereich":"Zugänge","wenn":"Kein Passwort-Manager, zehn Personen oder mehr","befund":"Ohne Passwort-Manager weiß bei so vielen Personen schnell keiner mehr genau, wer welchen Zugang hat und was beim Ausscheiden geändert werden muss.","empfehlung":"Passwort-Manager, Anmeldung mit zweitem Faktor bei Mail und Bank und eine Liste für das Ausscheiden: wer hat was.","prioritaet":1},{"id":"R03","bereich":"Zugänge","wenn":"Wenn du krank bist, steht der Betrieb still","befund":"Der Betrieb hängt an einer Person.","empfehlung":"Notfallzugang und Vertretung festlegen und aufschreiben.","prioritaet":1},{"id":"R04","bereich":"Zugänge","wenn":"Wenn du krank bist, ruft das Team dich an","befund":"Wissen und Zugänge liegen bei dir.","empfehlung":"Die häufigsten Fragen einmal beantworten und Zugänge teilen, ohne Passwörter weiterzugeben.","prioritaet":1},{"id":"R05","bereich":"Zugänge","wenn":"Wenn du krank bist, macht das Team weiter","befund":"Die Vertretung funktioniert.","empfehlung":"Nur prüfen, ob die Admin-Zugänge nicht an einer Person hängen.","prioritaet":3},{"id":"R06","bereich":"Website","wenn":"Unklar, ob Anfragen über die Website ankommen","befund":"Anfragen gehen womöglich verloren, ohne dass es jemand merkt.","empfehlung":"Heute eine Testanfrage schicken und den Absender der Website richtig einrichten.","prioritaet":1},{"id":"R07","bereich":"Kommunikation","wenn":"Neue Anfragen landen bei dir und warten","befund":"Wie schnell ein neuer Kunde Antwort bekommt, hängt an dir.","empfehlung":"Ein gemeinsames Postfach mit klarer Zuständigkeit.","prioritaet":2},{"id":"R08","bereich":"Kommunikation","wenn":"Neue Anfragen landen in einem Postfach, das alle sehen","befund":"Es ist nicht klar, wer antwortet.","empfehlung":"Festlegen, wer antwortet und woran die anderen das sehen.","prioritaet":3},{"id":"R09","bereich":"Dateien","wenn":"Alles Wichtige ist nur auf deinem Laptop","befund":"Der Betrieb hängt an einem Gerät.","empfehlung":"Daten in eine gemeinsame Ablage mit Sicherung, das Gerät verschlüsseln.","prioritaet":1},{"id":"R10","bereich":"Aufgaben","wenn":"Du nimmst offene Dinge im Kopf mit nach Hause","befund":"Wichtiges steht nirgends, außer in deinem Kopf.","empfehlung":"Eine einzige Stelle für offene Aufgaben und wiederkehrende Abläufe.","prioritaet":2},{"id":"R11","bereich":"Kunden","wenn":"Kundendaten können in zwei oder mehr Werkzeugen liegen","befund":"Kundendaten liegen vermutlich an mehreren Orten, etwa Adressen im Postfach und Listen in Excel. Ob das so ist, klären wir zuerst. Wenn ja: welcher Stand stimmt?","empfehlung":"Einen führenden Ort festlegen, den Rest übernehmen und abschalten.","prioritaet":2},{"id":"R12","bereich":"Kunden","wenn":"Kundendaten nur im Notizbuch","befund":"Kundendaten im Notizbuch sind nicht durchsuchbar und gibt es nur einmal.","empfehlung":"Ein einfaches Kundenverzeichnis.","prioritaet":2},{"id":"R13","bereich":"Kommunikation","wenn":"WhatsApp im Einsatz","befund":"Kundengespräche laufen oft über private Nummern und Geräte. WhatsApp liest dafür das Adressbuch des Telefons ab. Verboten ist das nicht, aber ohne Regeln datenschutzrechtlich heikel, und Beruf und Privat vermischen sich.","empfehlung":"Einen geschäftlichen Kanal festlegen, zum Beispiel WhatsApp Business auf einem Firmengerät, den Zugriff aufs Adressbuch klären und festhalten, was dort hingehört und was nicht (Stand 2026).","prioritaet":2},{"id":"R14","bereich":"Termine","wenn":"Zwei oder mehr Kalender","befund":"Termine stehen an mehreren Stellen.","empfehlung":"Ein führender Kalender, alle anderen sind nur noch Ansicht davon. Ein Wandkalender darf bleiben, wenn er nur abgeschrieben wird.","prioritaet":2},{"id":"R15","bereich":"Dateien","wenn":"Zwei oder mehr Ablagen (Cloud oder Server)","befund":"Dateien liegen an mehreren Orten.","empfehlung":"Eine Ablage mit klarer Ordnerstruktur. Der Rest wird übernommen und erst dann gekündigt, wenn nichts Einzigartiges mehr darin liegt.","prioritaet":2},{"id":"R16","bereich":"Dateien","wenn":"Nur USB-Festplatte oder Server, keine Cloud-Ablage","befund":"In deiner Auswahl gibt es keine Kopie außer Haus. Bei Einbruch, Brand oder Verschlüsselungstrojaner wäre dann auch die Sicherung betroffen.","empfehlung":"Eine Kopie außer Haus, am besten nach der 3-2-1-Regel: drei Kopien, zwei Arten von Speicher, eine davon an einem anderen Ort.","prioritaet":1},{"id":"R17","bereich":"Dateien","wenn":"Keine Ablage und keine Sicherung genannt","befund":"In deiner Auswahl ist keine Ablage und keine Sicherung. Wie gesichert wird, ist unklar.","empfehlung":"Eine Sicherung einrichten und einmal eine Wiederherstellung testen.","prioritaet":1},{"id":"R18","bereich":"Geld","wenn":"Rechnungen in Word oder Excel, kein Buchhaltungsprogramm","befund":"Rechnungen entstehen von Hand. E-Rechnungen empfangen müssen inländische Betriebe seit 2025 können. Ausstellen müssen sie unter Geschäftskunden: ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst ab 2028. Mit Word oder Excel allein entsteht keine E-Rechnung.","empfehlung":"Ein Buchhaltungsprogramm, das E-Rechnungen schreibt und empfängt. Ob und ab wann das für dich gilt (Kleinunternehmer und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen), klären wir im Gespräch (Stand 2026).","prioritaet":2},{"id":"R19","bereich":"Geld","wenn":"Buchhaltungsprogramm und zusätzlich Excel","befund":"Excel kann auch Kalkulation oder Auswertung sein. Es kann aber sein, dass Rechnungen oder Zahlen doppelt gepflegt werden.","empfehlung":"Fragen, wofür Excel noch gebraucht wird. Rechnungen nur im Buchhaltungsprogramm.","prioritaet":3},{"id":"R20","bereich":"Geld","wenn":"Buchhaltungsprogramm und DATEV","befund":"Belege wandern zwischen zwei Systemen.","empfehlung":"Die Schnittstelle zur Steuerkanzlei prüfen und automatisieren.","prioritaet":3},{"id":"R21","bereich":"Kommunikation","wenn":"Kostenloses Gmail als Firmenadresse","befund":"Ein kostenloses Google-Konto ist für Privatpersonen gemacht. Für Firmenpost gibt es dafür in der Regel keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, und das Konto gehört einer Person, nicht dem Betrieb.","empfehlung":"Mail unter eigener Domain bei einem Anbieter, mit dem der Betrieb einen Vertrag hat (zum Beispiel Google Workspace, Microsoft 365 oder ein deutscher Anbieter). Das Konto gehört dem Betrieb.","prioritaet":2},{"id":"R22","bereich":"Website","wenn":"Website mit WordPress","befund":"WordPress, Themes und Plugins müssen laufend aktualisiert werden. Das hängt bei kleinen Betrieben oft an niemandem, und veraltete Installationen sind ein häufiger Einstieg für Angriffe.","empfehlung":"Klären, wer Updates macht, ob es eine Sicherung der Website gibt und wer den Admin-Zugang hat.","prioritaet":2},{"id":"R23","bereich":"Website","wenn":"Online-Shop und Excel","befund":"Der Bestand wird wahrscheinlich doppelt gepflegt.","empfehlung":"Den Bestand nur im Shop-System führen.","prioritaet":2},{"id":"R24","bereich":"Kommunikation","wenn":"Drei oder mehr Kanäle für Absprachen","befund":"Absprachen verteilen sich auf viele Kanäle.","empfehlung":"Eine Regel: intern hier, mit Kunden dort.","prioritaet":3},{"id":"R25","bereich":"Aufgaben","wenn":"Aufgaben-Werkzeug und Notizbuch","befund":"Aufgaben stehen an zwei Orten.","empfehlung":"Ein Ort für Aufgaben.","prioritaet":3},{"id":"R26","bereich":"Kunden","wenn":"Branchensoftware und Excel","befund":"Daten werden wahrscheinlich abgetippt.","empfehlung":"Export oder Schnittstelle prüfen, damit nichts doppelt eingegeben wird.","prioritaet":3},{"id":"R27","bereich":"Geld","wenn":"Zehn oder mehr Werkzeuge","befund":"Es gibt vermutlich keine Liste aller Abos.","empfehlung":"Eine Liste aller Abos mit Kosten und Nutzern, Doppeltes kündigen.","prioritaet":3},{"id":"R29","bereich":"Geld","wenn":"Elektronische Kasse","befund":"Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE) und müssen beim Finanzamt gemeldet sein. Für Geräte, die vor Juli 2025 angeschafft wurden, war die Meldung bis 31. Juli 2025 fällig. Bei neuen Geräten gilt ein Monat nach dem Kauf.","empfehlung":"Prüfen, ob die Meldung über Mein ELSTER erfolgt ist und der Kassenanbieter Updates und Archivierung liefert. Bei Fragen die Steuerkanzlei einbinden (Stand 2026).","prioritaet":2},{"id":"R30","bereich":"Kommunikation","wenn":"Praxis, und kostenloses Gmail oder WhatsApp im Einsatz","befund":"Patientendaten sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Über ein privates Gmail-Konto oder normales WhatsApp sollten sie nicht laufen.","empfehlung":"Einen sicheren Weg für Patientenkontakt festlegen und im Team klären, was nie per Mail oder Messenger geht, zum Beispiel Befunde.","prioritaet":1},{"id":"R31","bereich":"Website","wenn":"Website, Baukasten oder Online-Shop","befund":"Bei kleinen Betrieben läuft die Domain häufig noch auf die Agentur, den Freelancer oder eine Privatperson. Dann kommt man ohne sie weder an Website noch an Mail.","empfehlung":"Eine Fünf-Minuten-Prüfung: Wer ist Inhaber der Domain (bei der DENIC abfragbar), wer hat den Vertrag beim Hosting, und liegen beide Zugänge beim Betrieb?","prioritaet":2},{"id":"R32","bereich":"Dateien","wenn":"Cloud-Ablage, aber weder USB-Festplatte noch Server","befund":"Eine Cloud-Ablage hält Dateien auf allen Geräten gleich. Gelöscht oder verschlüsselt ist dann auch überall. Das ist keine Sicherung, auch wenn die Dienste einen Versionsverlauf haben.","empfehlung":"Prüfen, wie lange der Versionsverlauf reicht, und eine getrennte Sicherung der wichtigsten Ordner einrichten.","prioritaet":3},{"id":"R33","bereich":"Kunden","wenn":"Praxis, und Excel oder Notizbuch im Einsatz","befund":"Wenn dort Patientendaten stehen: Excel und Notizbuch haben keine Zugriffsrechte, kein Protokoll und keine Löschfristen.","empfehlung":"Patientendaten nur in der Praxissoftware führen und klären, was in Excel oder im Notizbuch noch steht und ob es dorthin gehört.","prioritaet":2}]}