Nach diesen Regeln beraten wir.

Wenn: Kundendaten können in zwei oder mehr Werkzeugen liegen

Kundendaten liegen vermutlich an mehreren Orten, etwa Adressen im Postfach und Listen in Excel. Ob das so ist, klären wir zuerst. Wenn ja: welcher Stand stimmt?

Unser erster SchrittEinen führenden Ort festlegen, den Rest übernehmen und abschalten.

Wenn: Kundendaten nur im Notizbuch

Kundendaten im Notizbuch sind nicht durchsuchbar und gibt es nur einmal.

Unser erster SchrittEin einfaches Kundenverzeichnis.

Wenn: Branchensoftware und Excel

Daten werden wahrscheinlich abgetippt.

Unser erster SchrittExport oder Schnittstelle prüfen, damit nichts doppelt eingegeben wird.

Wenn: Praxis, und Excel oder Notizbuch im Einsatz

Wenn dort Patientendaten stehen: Excel und Notizbuch haben keine Zugriffsrechte, kein Protokoll und keine Löschfristen.

Unser erster SchrittPatientendaten nur in der Praxissoftware führen und klären, was in Excel oder im Notizbuch noch steht und ob es dorthin gehört.

Wenn: Zwei oder mehr Kalender

Termine stehen an mehreren Stellen.

Unser erster SchrittEin führender Kalender, alle anderen sind nur noch Ansicht davon. Ein Wandkalender darf bleiben, wenn er nur abgeschrieben wird.

Wenn: Neue Anfragen landen bei dir und warten

Wie schnell ein neuer Kunde Antwort bekommt, hängt an dir.

Unser erster SchrittEin gemeinsames Postfach mit klarer Zuständigkeit.

Wenn: Neue Anfragen landen in einem Postfach, das alle sehen

Es ist nicht klar, wer antwortet.

Unser erster SchrittFestlegen, wer antwortet und woran die anderen das sehen.

Wenn: WhatsApp im Einsatz

Kundengespräche laufen oft über private Nummern und Geräte. WhatsApp liest dafür das Adressbuch des Telefons ab. Verboten ist das nicht, aber ohne Regeln datenschutzrechtlich heikel, und Beruf und Privat vermischen sich.

Unser erster SchrittEinen geschäftlichen Kanal festlegen, zum Beispiel WhatsApp Business auf einem Firmengerät, den Zugriff aufs Adressbuch klären und festhalten, was dort hingehört und was nicht (Stand 2026).

Wenn: Kostenloses Gmail als Firmenadresse

Ein kostenloses Google-Konto ist für Privatpersonen gemacht. Für Firmenpost gibt es dafür in der Regel keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, und das Konto gehört einer Person, nicht dem Betrieb.

Unser erster SchrittMail unter eigener Domain bei einem Anbieter, mit dem der Betrieb einen Vertrag hat (zum Beispiel Google Workspace, Microsoft 365 oder ein deutscher Anbieter). Das Konto gehört dem Betrieb.

Wenn: Drei oder mehr Kanäle für Absprachen

Absprachen verteilen sich auf viele Kanäle.

Unser erster SchrittEine Regel: intern hier, mit Kunden dort.

Wenn: Praxis, und kostenloses Gmail oder WhatsApp im Einsatz

Patientendaten sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Über ein privates Gmail-Konto oder normales WhatsApp sollten sie nicht laufen.

Unser erster SchrittEinen sicheren Weg für Patientenkontakt festlegen und im Team klären, was nie per Mail oder Messenger geht, zum Beispiel Befunde.

Wenn: Alles Wichtige ist nur auf deinem Laptop

Der Betrieb hängt an einem Gerät.

Unser erster SchrittDaten in eine gemeinsame Ablage mit Sicherung, das Gerät verschlüsseln.

Wenn: Zwei oder mehr Ablagen (Cloud oder Server)

Dateien liegen an mehreren Orten.

Unser erster SchrittEine Ablage mit klarer Ordnerstruktur. Der Rest wird übernommen und erst dann gekündigt, wenn nichts Einzigartiges mehr darin liegt.

Wenn: Nur USB-Festplatte oder Server, keine Cloud-Ablage

In deiner Auswahl gibt es keine Kopie außer Haus. Bei Einbruch, Brand oder Verschlüsselungstrojaner wäre dann auch die Sicherung betroffen.

Unser erster SchrittEine Kopie außer Haus, am besten nach der 3-2-1-Regel: drei Kopien, zwei Arten von Speicher, eine davon an einem anderen Ort.

Wenn: Keine Ablage und keine Sicherung genannt

In deiner Auswahl ist keine Ablage und keine Sicherung. Wie gesichert wird, ist unklar.

Unser erster SchrittEine Sicherung einrichten und einmal eine Wiederherstellung testen.

Wenn: Cloud-Ablage, aber weder USB-Festplatte noch Server

Eine Cloud-Ablage hält Dateien auf allen Geräten gleich. Gelöscht oder verschlüsselt ist dann auch überall. Das ist keine Sicherung, auch wenn die Dienste einen Versionsverlauf haben.

Unser erster SchrittPrüfen, wie lange der Versionsverlauf reicht, und eine getrennte Sicherung der wichtigsten Ordner einrichten.

Wenn: Rechnungen in Word oder Excel, kein Buchhaltungsprogramm

Rechnungen entstehen von Hand. E-Rechnungen empfangen müssen inländische Betriebe seit 2025 können. Ausstellen müssen sie unter Geschäftskunden: ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst ab 2028. Mit Word oder Excel allein entsteht keine E-Rechnung.

Unser erster SchrittEin Buchhaltungsprogramm, das E-Rechnungen schreibt und empfängt. Ob und ab wann das für dich gilt (Kleinunternehmer und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen), klären wir im Gespräch (Stand 2026).

Wenn: Buchhaltungsprogramm und zusätzlich Excel

Excel kann auch Kalkulation oder Auswertung sein. Es kann aber sein, dass Rechnungen oder Zahlen doppelt gepflegt werden.

Unser erster SchrittFragen, wofür Excel noch gebraucht wird. Rechnungen nur im Buchhaltungsprogramm.

Wenn: Buchhaltungsprogramm und DATEV

Belege wandern zwischen zwei Systemen.

Unser erster SchrittDie Schnittstelle zur Steuerkanzlei prüfen und automatisieren.

Wenn: Zehn oder mehr Werkzeuge

Es gibt vermutlich keine Liste aller Abos.

Unser erster SchrittEine Liste aller Abos mit Kosten und Nutzern, Doppeltes kündigen.

Wenn: Elektronische Kasse

Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE) und müssen beim Finanzamt gemeldet sein. Für Geräte, die vor Juli 2025 angeschafft wurden, war die Meldung bis 31. Juli 2025 fällig. Bei neuen Geräten gilt ein Monat nach dem Kauf.

Unser erster SchrittPrüfen, ob die Meldung über Mein ELSTER erfolgt ist und der Kassenanbieter Updates und Archivierung liefert. Bei Fragen die Steuerkanzlei einbinden (Stand 2026).

Wenn: Kein Passwort-Manager, mindestens zwei Personen

Zugänge werden geteilt oder irgendwo notiert.

Unser erster SchrittPasswort-Manager, jede Person bekommt ein eigenes Konto, und bei Mail und Bank wird die Anmeldung mit zweitem Faktor eingeschaltet.

Wenn: Kein Passwort-Manager, zehn Personen oder mehr

Ohne Passwort-Manager weiß bei so vielen Personen schnell keiner mehr genau, wer welchen Zugang hat und was beim Ausscheiden geändert werden muss.

Unser erster SchrittPasswort-Manager, Anmeldung mit zweitem Faktor bei Mail und Bank und eine Liste für das Ausscheiden: wer hat was.

Wenn: Wenn du krank bist, steht der Betrieb still

Der Betrieb hängt an einer Person.

Unser erster SchrittNotfallzugang und Vertretung festlegen und aufschreiben.

Wenn: Wenn du krank bist, ruft das Team dich an

Wissen und Zugänge liegen bei dir.

Unser erster SchrittDie häufigsten Fragen einmal beantworten und Zugänge teilen, ohne Passwörter weiterzugeben.

Wenn: Wenn du krank bist, macht das Team weiter

Die Vertretung funktioniert.

Unser erster SchrittNur prüfen, ob die Admin-Zugänge nicht an einer Person hängen.

Wenn: Unklar, ob Anfragen über die Website ankommen

Anfragen gehen womöglich verloren, ohne dass es jemand merkt.

Unser erster SchrittHeute eine Testanfrage schicken und den Absender der Website richtig einrichten.

Wenn: Website mit WordPress

WordPress, Themes und Plugins müssen laufend aktualisiert werden. Das hängt bei kleinen Betrieben oft an niemandem, und veraltete Installationen sind ein häufiger Einstieg für Angriffe.

Unser erster SchrittKlären, wer Updates macht, ob es eine Sicherung der Website gibt und wer den Admin-Zugang hat.

Wenn: Online-Shop und Excel

Der Bestand wird wahrscheinlich doppelt gepflegt.

Unser erster SchrittDen Bestand nur im Shop-System führen.

Wenn: Website, Baukasten oder Online-Shop

Bei kleinen Betrieben läuft die Domain häufig noch auf die Agentur, den Freelancer oder eine Privatperson. Dann kommt man ohne sie weder an Website noch an Mail.

Unser erster SchrittEine Fünf-Minuten-Prüfung: Wer ist Inhaber der Domain (bei der DENIC abfragbar), wer hat den Vertrag beim Hosting, und liegen beide Zugänge beim Betrieb?

Wenn: Du nimmst offene Dinge im Kopf mit nach Hause

Wichtiges steht nirgends, außer in deinem Kopf.

Unser erster SchrittEine einzige Stelle für offene Aufgaben und wiederkehrende Abläufe.

Wenn: Aufgaben-Werkzeug und Notizbuch

Aufgaben stehen an zwei Orten.

Unser erster SchrittEin Ort für Aufgaben.